最近の職場ではコミュニケーションが少ない、欠落しているといわれていますが、現在、私が取り組んでいる部署改善についてです。
みなさんの職場でも
「社員同士のコミュニケーションが無くなった」
「同じ職場でも相手の事をよく知らない」
という会話をよく耳にします。そして、最近では、直接的にプライベートの事なども聞きにくい風潮があり、異性間ならなおさらです。
日報やめました。
そこで、僕は、コミュニケーションを少しでも増やして円滑な職場づくりのために実験的に職場での改善策に取り組んでみました。
その１つが、一般的に多くの業務において大きな要素となっている「報告書」の見直しです。
といっても「考え方」を変えました。
例として、なぜ、みなさんは一心不乱に毎日「日報」を毎日のルーティンに組み込み業務として、時には残業しながらも書き続けるのでしょうか？
おそらく、最初のきっかけは盲目的に「書け」と言われたからではないでしょうか？記録として残す。情報を共有する意味では、役割を果たすことは多いです。
ただし、存在感が増しすぎるとデメリットも存在します。
代表的なものが「書いておけばいいんでしょ？層」の出現です。（まあ、昔からいますが）
当たり前ですが、口頭での報告を補完するために「報告書」は存在します。
しかし明らかに
ガリ氏「この件の報告は？」
バカ部下「この前の日報に書きましたよ」
と、「書いたから言う必要ありませんよね？え」と言わんばかりのバカが出現します。
そんなこんなで部署内で「日報」作成を業務としてやめさせました。
と、いってもミーティングの際に会話をしてからメモなどのログを残し、提出するというやり方に変えただけですけど。
うちでは「ミーティングメモ兼業務報告書」的なものを作って運用しています。
業務終了時に「今日の業務内容（結果）と課題や問題共有」
朝礼時に「今日の予定と共有事項」
を簡潔に会話します。深い話があれば部屋を移します。
すると、「日報ありき」ではなく「会話ありきの報告」と頭が切り替わり、極端に部署内の会話が増えました。
ここで、課題となるのはミーティングが少し長い時間をとるくらいですが、部署メンバー間で情報を共有できるのでこれは大きなメリットです。報告書は一個人から一管理者への報告だけですからね。
また、会話には報告書の中では存在しない「感情」や「抑揚」が生まれますので、自然に部署が目指す方向性のベクトルも整われやすい傾向にあります。
報告書にパワーを奪われる職場
以前から思っていたんですけど、当組織の業務チェックにおいても「報告書」に関する項目が異常に多い。
なんなら、報告書を仕上げるために残業してる人も多い。（帰りたくないだけかな）
「報告書に誤字脱字があります」
「報告書に印鑑抜けてます」
「この日の報告書がありません」
「この報告書の文章がおかしいです」等々
報告書だけでも監査部門から受ける指摘が本当に多いために、みなさんいかに綺麗に報告書を仕上げるのか必死です。
で、本来の業務に向かうエネルギーを削がれています。そのパワーを通常業務に生かせばもっといい仕事できるのにと。
誤解を避けるためにいうと「日報」などの報告書を否定するものではありません。ただ、そのやり方や考え方には状況による判断があっていいと思います。
今回のやり方も部署のメンバーが多い場合はなどは、すぐに実践は困難ですが、その場合は可能なかぎりチーム分けを行い情報を共有する姿を目指せばいいと思います。
多くの人とミーティングで会話することで部下のプレゼンスキルも上がってきました。
すべての職場に当てはまらないかもしれませんが、まずはトライアンドエラーです。明日からできることは明日から「前向きに」（ここ重要）取り組みを始めるべきです。（日報の効率化はそこまでデメリット多くないと思ってます）
※下記の書籍内容と記事内容は一致しません。
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