気がつけば、月日が経つのが異常に早い佐藤ガリレオです。
さて、本日は「会議」について。少々。
「働き方改革」なんていう、よくわからない造語が流行っている昨今、未だに無駄な会議や内容の薄い会議が横行している会社も少なく無いと思います。
組織にはびこる無駄会議
私の会社でも
・脱線型会議（議論ずれまくり会議）
・そもそも「決めるという目的」を持っていない報告のみの共有会議
・実績を追い込むだけの会議
など、様々なタイプの「無駄会議」が幅をきかせております。ええ。最悪ですよね。
時間の無駄。
その中でも、今日は脱線型会議の代表格である「この会議は何を決めていたんだっけ？」という「脱線型会議」についてお話。
私の会社でも
「次の企画内容・方法について議論しましょう」という「仕組み」「方法」をテーマとした協議内容に対して、ストレートに議論せずに「精神論」や「人間について（社員の頑張りなど）」の入り口から語られることが多くあります。
しかも、それらは、「無能で組織内で声の大きい要職についた人」にこそよく見られる現象です。
例えば・・・
進行役「次の企画は、売り上げが求められ、非常にボリュームが大きいので、これまでのやり方では無く何らかの解決策が必要です」
という提案に対して・・・
声の大きい人「そうだね。でも、基本的には営業担当のやる気よね。このやる気があれば、ほとんどの事は乗り切れる！ワシの若いころは・・・」
ていう感じの展開が鉄板です。
だから、ダメなんです。この展開になると本当に若手社員なんかは活発に意見を述べられない。というか、言えるわけない。
黄金ワードである「ワシらの若いころは・・・」が出ちゃうと、説得力はゼロなのに発言しにくくなる空気が生まれます。
では、そのような会議をどうすれば良いか？
「無駄会議」から脱却する方法！
１、資料を可能な限りシンプルに仕上げる。ツッコミどころを減らす。
そもそも、その「声の大きい人」は、細かなところに突っ込んだり、会議書類の中からお気に入りにフレーズを見つけたりする傾向が非常に強い（例えば、資料の中で自分の得意分野のワードがあれば、それについてのトークが始まることが多し）ので、資料はできるだけシンプルに作成します。
決める事項を箇条書きにし、できるだけ「脱線しないよう」することから始めてもかまわないと思います。
私もできるだけこの方法を心がけてます。
そして、会議がフワッと終わらないように「結論としては・・・」という感じで「まとめ」を共有します。
２、Q＆A形式で資料を仕上げる。
これは会議レベルにもよりますが、資料を「何を決めるか」に特化した形で作り、
決めなければならない事柄を「Q」
決めた事を「A」として会議資料に書き込んでいきます。
これは、割と効果てきめんで,打合せレベルであれば、粛々と進行できます。私もやってみましたが、おまけに会議時間の短縮も可能でレベル感さえ気を付ければぜひおすすめです。（役員レベルの会議では無理ですよ。なんとなく）
３、その会議やめちゃう。
会議なんて本当は、みんなが資料をしっかり読んで、普段のコミュニケーションさえできていればいらないのでしょうね。
でも、いきなり「会議文化」から脱却するのも事故の元ですし、互いの「理解」が無いとギスギスを生み出します。
まずは「無駄会議やめちゃう方法を会議で決める」これが目指すべき一番ですね。
まとめ
これだけで無く、そのほかにも多くの無駄会議や無駄報告書があると思います。ほとんで誰も見てなくて「書くことに意義があるレベル」のものばかりです。
「働き方改革」とは「改革」と名がついています。
本当の「改革」というものは本質を見極めて、「カットする」こと。そして必要だと判断すれば「作ること」も含まれると思います。
（働き方改革の場合は新たなルールを作って報告書を減らすことでしょうか？）
現在の状況を見てますと「労働時間削減」がクローズアップされすぎな気がします。このままでは必ずリバウンドを招き、「業務の正確性」「管理者の牽制力」が弱体化しすぎて、新たな課題を引き起こす可能性もあるかと感じます。
そうなる前にまずは「無駄会議からの転換」を目指してみましょう。
